Otras configuraciones para iniciar apropiadamente
Dependiendo del alcance que le darás al uso de Figs®, es posible que necesites el registro de algunos balances iniciales como: inventarios, cuentas por cobrar, pagar, saldos conciliados de las cuentas de banco, un catálogo de cuentas contables personalizado, entre otras cosas.
Figs®, cuenta con diversas funciones para la importación de información con base a archivos de formatos específicos delimitado por comas (CSV).
Los mismos se encuentan en cada ventana donde hacen referencia (Ej. Para importar un CSV de trabajadores, la opción se encuentra en la ficha de trabajadores, y asi sucesivamente.)
Preparación de archivos CSV
- Para facilitar la creación de estos archivos, puede realizarlos con MS Excel®
- Cuando se haga clic en cada botón "Archivo CSV" que se indica en la sección de abajo, podrá ver la estructura (columnas) del archivo CSV que debe preparar
- Coloque en la 1° línea, los nombres de las columnas que Figs® le indicará. No es necesario que los coloque "literalmente" ya que no son para uso de Figs sino para referencia suya sobre el contenido de cada columna
- Los campos o columnas que sean de valores numéricos deben siempre contener algún valor, ya sea cero (0) o el valor predeterminado que considere, pero no pueden estar en blanco ya que pueden generar errores al momento de su importación a Figs®
- Evite el uso de los siguientes caracteres, ya que son RESERVADOS para Figs® ya que pueden generar errores al momento de su importación a Figs®:
- Comilla sencilla: '
- Coma: ,
- Punto y coma: ;
- Diéresis: ¨
IMPORTANTE: Revise bien el archivo antes de importarlo a Figs, ya que de importarse parcialmente, es posible que tenga que volver a importar, pero removiendo manualmente del CSV los registros que ya hayan sido importados. Recuerde que puede solicitar asistencia a nuestro personal de soporte o a su distribuidor mas cercano para realizar esta u otras tareas en Figs®
Ubicación del botón para la importación de "Archivos CSV" para la carga masiva de datos
- Catálogo de cuentas: Se encuentra en el menú "Contabilidad > Catálogo de cuentas", el botón se encuentra abajo a la izquierda
- Movimientos de banco: Se encuentra en el menú "Bancos > Bancos y cajas", haga 2clic en la cuenta bancaria correspondiente (creala en caso de ser necesario), el botón se encuentra arriba al centro. En el caso de bancos específicamente de los bancos, hay una función especial para cargar la "Conciliación inicial" y la misma se encuentra en la ficha de creación de la cuenta bancaria, en el botón "Saldo Inicial..."
- Productos y Servicios: Se encuentra en el menú "Ventas > Productos y Servicios" clic en "Nuevo" de la barra de herramientas, el botón se encuentra abajo al centro
- Cuentas por cobrar: Se encuentra en el menú "Ventas > Documentos", el botón se encuentra arriba al centro
- Cuentas por pagar: Se encuentra en el menú "Compras > Documentos", el botón se encuentra arriba al centro
- Inventario inicial: Se encuentra en el menú "Inventario > Movimientos de inventario", seleccione el almacen a afectar y haga clic en el botón "Recepción", el botón se encuentra arriba a la izquierda
- Trabajadores o Socios (en cooperativas): Se encuentra en el menú "Personal (o cooperativa) > Trabajadores (o Socios)", clic en "Nuevo" de la barra de herramientas, el botón se encuentra abajo a la izquierda
- Ahorros y Aportes (cooperativas): Se encuentra en el menú "Personal (o cooperativa) > Cooperativa > Depósitos", el botón se encuentra abajo al centro
- Préstamos (cooperativas): Se encuentra en el menú "Personal (o cooperativa) > Cooperativa > Préstamos", el botón se encuentra arriba a la izquierda
