Formatos de impresión de documentos y comprobantes
Una de las primeras cosas que puede configurar en Figs® son los formatos de impresión de los documentos de venta (facturas, notas de crédito, cotizaciones, etc.). Predeterminadamente, vienen configuradas para imprimir en el formato predeterminado tamaño "Carta"
Documentos de venta
Tome en cuenta que los documentos de venta o comprobantes fiscales vienen predeterminados para una (1) sola sucursal. Puede compartir dicha secuencia entre "N" sucursales o bien puede crear secuencias o tipos de comprobantes para cada sucursal.
Para la impresión de los formatos carta NO matriciales, se usan librerías de MS Word® como apoyo para este proceso, por lo cual se requiere tenerlo instalado en los computadores donde desee hacer este tipo de impresiones.
Los siguientes pasos deben realizarse por cada tipo de documento de venta o comprobante fiscal, los de compra no requieren configuración de un formato (excepto los electrónicos que si lo requieren), usará el predeterminado del sistema para estos):
Formato de impresión
- Haga clic en el menú "Herramientas > Configuración de tipos de documentos"
- En la lista de "Uso del documento", seleccione "Ventas"
- Si desea usar documentos de venta exclusivos para "cada sucursal", seleccione la sucursal específica, en caso contrario, mantenga la seleccion predeterminada llamada: "(Compartidos)"
- En la lista de "Tipo de documentos", seleccione el documento que desee configurar y haga clic en el botón "Editar..."
- En la lista desplegable llamada: Formato de impresión, elija el Formato que aplique. IMPORTANTE: Identifique si la impresora es matricial (de impacto) o no (tinta, laser, etc), en caso de serlo marque el check "Para impresora matricial". NOTA: Los comprobantes electrónicos NO deben tener el formato matricial activo, ya que estos requieren de alta calidad para la impresión del código QR de consulta.
- Haga clic en el botón Grabar
Asignar una impresora predeterminada
- Una vez de vuelta a la ventana de configuración de los tipos de documentos, seleccione nuevamente el documento creado o editado. En la sección inferior podrá asignarle (solo para ese computador) la impresora por donde quiere
que se emitan estos comprobantes o documentos (De no seleccionarlo, se le preguntará la impresora cada vez que corresponda imprimir). Adicionalmente puede elegir la fuente y la cantidad de caracteres
que permite la impresora por cada línea (abajo encontrará unos valores recomendados para las impresoras mas comunes)
- Al terminar, haga clic en el botón Asignar, esto guardará esos valores de: impresora, fuente y caracteres, en ese computador y solo serán validos para ese computador
- Deberá realizar los 2 pasos anteriores por cada tipo de documento de venta y en cada computador donde desee imprimirlos, ya que en cada equipo puede existir una impresora distinta, incluso si es la misma pero compartida en red
Asignación de las secuencias autorizadas de uso
- Para poder usar cualquiera de los tipos de documentos de venta o comprobantes (sean documentos fiscales o no como las cotizaciones o pedidos), debemos asignar una secuencia autorizada con una fecha de vencimiento
- Para asignar los números de comprobantes y su vencimiento, haga clic en el botón Secuencias autorizadas...
- En la ventana que aparece, indique el número inicial y final de la secuencia y su fecha de vencimiento
- Haga clic en el botón Grabar
- IMPORTANTE: Puede asignar las secuencias con saltos, por ejemplo del 1 al 100 y luego agregar otro registro del 500 al 1000, esto hará que cuando se agote la 1° secuencia, el sistema salte automáticamente al N° 500 y continue con esa secuencia. Esto es sumamente útil cuando no se desea compartir la secuencia, sino crear tipos de documentos por cada sucursal y cada una de estas usará secuencias específicas.
Agregar el logo a los documentos de venta
- Solo en formato NO matricial, se permite la impresión el logo de su empresa
- Para que se imprima el logo, solo debe guardar el mismo en la carpeta C:\FIGS en formato JPG y usando como nombre del archivo el ID fiscal de su empresa (solo números), con un tamaño recomendado de: 170x70. (Ej. 130946817.JPG)
