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Configuración de la nómina

La siguiente explicación te servirá no solo para configurar la nómina, sino cualquier otro

proceso
que genere pagos periódicos a tus trabajadores, como vacaciones, comisiones, regalias, utilidades, etc.

Los "Procesos" de cálculo están compuestos de "Grupos" de conceptos, los cuales a su vez están compuestos por "Conceptos".

Creación de un procesos de cálculo (Ej.: NÓMINA QUINCENAL)

  1. Haz clic en el menú Personal > Procesos a Calcular
  2. Haz clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas
  3. Indica el nombre del proceso y haz clic en el botón "Aceptar" para grabar
  4. El proceso aparecerá en el listado pero sin ningún tipo de configuración. Para configurarla sigue los pasos siguientes
  5. IMPORTANTE
    : En alguno países verás habilitado el botón "Crear predeterminado" lo que significa que haciendo clic en este, podrás crear automáticamente una nómina según las condiciones básicas de la ley local. Esperamos tu colaboración para agregar el predeterminado de tu país en caso de que no lo tengamos aún
  6. TIP
    : Si deseas cambiar el nombre de algún proceso, desmarca el check "Configurar con el doble clic" y luego haz 2clic sobre el proceso al que deseas editar y el sistema te permitirá cambiar su nombre. Una vez terminado, recuerda volver a marcar el check indicado al inicio

Configurando tu proceso

GRUPOS DE CONCEPTOS: Son los grupos como Asignaciones, Deducciones y Aportes empresariales, los cuales a su vez estarán compuestos por conceptos.

  1. Haz 2clic en el proceso que deseas configurar y aparecerá la ventana de configuración del proceso
  2. En esta ventana verás una lista desplegable en la parte superior de la ventana para seleccionar el grupo y un listado en la sección media de la ventana donde verás los conceptos registrados bajo el grupo seleccionado
  3. Para crear un nuevo grupo, haz clic en la etiqueta azul Grupos de conceptos
  4. Una vez creados todos los grupos que necesites en tu proceso, vuelve a la ventana de configuración del proceso

CONCEPTOS DE CÁLCULO: Son los elementos finales que registrarán detalladamente y por cada trabajador los resultados de: Sueldos, horas extras, deducciones de ISR, seguros, etc.

  1. En la ventana de configuración del proceso, seleccione el grupo de concepto de la lista superior izquierda
  2. En la lista inferior se mostrarán los conceptos que estén registrados en ese grupo
  3. Haz clic en el botón "Agregar" y se abrirá la ventana de
    Conceptos
    en blanco para crear un nuevo concepto en el grupo seleccionado
  4. El primer campo de fondo amarillo es la "Variable" que identifica al concepto. Este será el valor que se usará en las formulas para referenciar a este concepto. Usa solo letras para identificar tu variable (sin espacios en blanco ni puntos) y en lugar de usar guiones medios ("-"), usa guiones bajo ("_") ya que el guión medio lo puede interpretar Figs® como un operador aritmetico de resta
  5. Indica la descripción o nombre del concepto, el tipo de concepto (por ahora usemos solo el tipo "TOTAL") y posteriormente la "Configuración" cuyas opciones significan:
    1. Formula: Son conceptos cuyo valor a asignar al trabajador es resultado de una formula que hace referencia a variables externas (no su misma variable). Esta es la configuración de mayor uso como en sueldos, deducciones de ley, etc.
    2. Formula con valor manual: Ídem al anterior, pero donde podrás usar la variable de este mismo concepto, referenciada en la formula entre corchetes "[]". Esta configuración generalmente aplica para formulas donde se necesita algún valor manual para alimentar su propia formula, por Ej.: Horas extras, días feriados laborados, etc. En estos conceptos debes indcar una cantidad como un "valor manual" para luego dicho valor sea usado en una formula
    3. Valor manual: Son conceptos cuyos valores son exclusivamente indicados de forma manual por el usuario (mas adelante se explica este tipo de cargas). Estos conceptos no requieren de ninguna formula
    4. Cargo temporal: Son conceptos cuyo valor a asignar al trabajador son cargados previamente y con validez dentro de un período especificado
    5. Préstamo de cooperativa: Este tipo de conceptos son para la asignación de préstamos cargados por el menú "Personal > Cooperativa > Préstamos" o para la deducción de sus cuotas. Estos préstamos requieren tener asignado en su 3° pestaña, el servicio financiero al cual representan. Debes tener tantos conceptos de asignaciones y deducciones como servicios financieros tengas registrados.
      IMPORTANTE:
      Este tipo de conceptos no requieren de cuentas contables, ya que las mismas serán obtenidas de la ficha del servicio financiero asociado
    6. Aporte Empresarial: Este tipo de conceptos son para el registro de los aportes de ley que la empresa hace por sus trabajadores
    7. Personalizado: Al selecionar este tipo de conceptos, tendrás la libertad de elegir la configuración que desees en la pestaña de propiedades

Formulación de conceptos

  1. Para aquellos conceptos con la configuración "Formula" o "Formula con valor manual" necesitarás indicar una formula en la 2° pestaña con este nombre
  2. Puedes escribir directamente la formula que desees en el campo "Formula" en caso de que conozcas todas las variables que necesitarás para la misma
  3. En caso contrario, puedes apoyarte en la lista "Tipo de dato" para seleccionar un tipo de dato que te interese en tu formula, esto hará que la siguiente lista "Campo o concepto" se llene con opciones dependientes del tipo de dato que hayas elegido
  4. Selecciona la que te interese y haz clic en el botón "Usar" y eso hará que el sistema coloque en el campo "Formula" la variable que representa la opción seleccionada
  5. En la 3° lista "Valores posibles", podrás ver los valores que contiene el campo seleccionado entre todos los trabajadores. Esto resulta útil si tu formula depende de algún valor en la ficha de trabajadores, por Ej.: cuando deseas dar un incentivo para trabajadores con un cargo específico, o con una cantidad X de hijos (o dependientes)
  6. La formulación tiene una estructura parecida a la que maneja MS Excel® (=E1+B3 o =SI(CONDICION, EN_CASO_CIERTO, EN_CASO_FALSO), etc.), solo que en lugar de usar nombres de celdas usarás las variables que identifican cada concepto o variables de ficha o procesos del sistema y en el caso de condicionales no usarás el "SI", sino el "IIF"
  7. En ningún caso debes usar el signo "=" al inicio de una formula, en todo caso lo puedes usar como operador de comparación cuando realizas una prueba lógica en una condición IIF
  8. IMPORTANTE:
    Figs® va calculando cada conceptos en el mismo orden en el que se encuentren en la lista de conceptos de un grupo (por eso cuentas con los botones de flechas hacia arriba o abajo, para cambiar el orden de las mismas). Cuando hagas referencia a la variable de algun otro concepto, asegurate de que ese concepto se haya calculado "antes" de este, ya que de lo contrario, ese concepto no tendrá valor algúno para el momento de este cálculo y puedes obtener un error al procesar o calcular este proceso
  9. En el siguiente ejemplo, formularemos 3 conceptos, de asignación:
    1. SUELDO QUINCENAL (Es de configuración: FORMULA y su variable será
      NA_SLD
      )
      1. Formula: (vSueldoBase/30)*vCantDias
      2. Explicación: "vSueldoBase" es una variable que obtenemos del tipo de dato: "Dato de trabajadores" y del campo "Sueldo base". Esta variable la dividimos entre 30 para obtener el salario diario y posteriormente lo multiplicamo por la variable "vCantDias" la cual obtenemos del tipo de dato: "Variables de proceso" y del campo "Cantidad de días del periodo". Esta última variable almacena la cantidad de días de cada trabajador laborados en el periodo de calculado. Por ejemplo, si es una quincena, tendrá el valor: 15, pero para aquellos trabajadores que hayan laborado "parcialmente" en ese periodo, ya sea porque entraron o salieron de la nómina entre los días intermedios, entonces tendrá los días realmente laborados.
    2. HORAS EXTRAS (Es de configuración: FORMULA CON VALOR MANUAL y su variable será
      NA_HE
      )
      1. Formula: ((vSueldoBase/30/8)*1.5)*[NA_HE]
      2. Explicación: "vSueldoBase" ya la explicamos en la formula anterior, pero nota la diferencia que dividimos adicionalmente entre 8, para obtener el valor de la hora y por último multiplicamos por 1.5, ya que la misma tiene un recargo del 50%. El resultado final es multiplicado por [NA_HE] que le indica al sistema que este concepto permite la carga de valores manuales a fin de que puedan ser usados en esta misma formula y ese dato (la cantidad de horas extras) es el que se multiplicará por el resto de la formula
    3. IMPUESTO SOBRE LA RENTA (Es de configuración: FORMULA y su variable será
      ND_ISR
      , supongamos que es el 10% de las asignaciones)
      1. Formula: (NA_SLD+NA_HE)*0.1
      2. Explicación: Nota que hacemos referencia a la variables de los 2 conceptos previos: "NA_SLD" y "NA_HE" y al resultado de su suma lo multiplicamos por 0.1 para obtener su 10% que sería la retención por este concepto en este ejemplo

  10. MUY IMPORTANTE
    : Es el uso de los parentesis, ya que los mismos pueden generar diferencias considerables en el resultado de la formula. No es lo mismos:
    A+B/C
    que
    (A+B)/C
    , ya que el orden de cálculo es: Primero multiplicaciones, luego divisiones, sumas y y por último las restas, ejecutando primero las operaciones entre paréntesis ( ) y siempre de izquierda a derecha. Entonces si los valores de A=1, B=2 y C=3, la comparación anterior quedaría: 1+2/3 = 1.667 pero con la otra formula sería (1+2)/3 = 1
  11. A CONSIDERAR
    : Otro punto a tomar en cuenta es el check "Concepto de deducción" que se encuentra a la derecha de la lista de "Configuración" del concepto. Este check diferenciará aquello conceptos que se suman (desmarcado) con los que se restan (marcado) del total a pagar al trabajador
  12. Cuenta contable: Para la liquidación o pago de los resultados de algún proceso, se requerirá que los conceptos tengan su cuenta contable que afectarán (gasto o pasivo laboral, no la de banco). Solo aquellos conceptos cuya configuración sea "Aporte empresarial", requerirá de una 2° cuenta contable (la del gasto) la cual será asignada en el botón "Distribuir cuentas de gasto" y en donde podrás asignarla por cada centro de costo

Una vez terminada la configuración de este concepto, puedes pasar a la siguiente sección del manual para el cálculo de este proceso sobre tus trabajadores.