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Registrar una compra o gasto


Como se explicó en el manual "¿Que es un documento de compra o gasto?", se pueden generar documentos de varias forma. A continuación mencionaremos los pasos para su creación de forma "Manual" ya que hay otras secciones donde hablaremos sobre su generación a través del Relaciones de Gastos y el botón "Saldar con...".

Crear un documento de compra de forma: MANUAL

  • Haz clic en el menú "Compras > Documentos"
  • Haz clic en el botón "Nuevo" de la barra de herramientas
  • Busca el proveedor indicando cualquier dato de su ficha (parte del nombre, ID fiscal, contacto, teléfono, etc.) en el 1° campo amarillo de la ventana. Te aparecerá la ventana de búsqueda con los resultados de tu búsqueda, selecciona al proveedor correspondiente
  • Luego selecciona el Documento o tipo de comprobante a registrar
  • El 3° campo amarillo o Número del documento, puede ser un secuencial automático o el número de factura que desees indicar, RECUERDA: Este campo debe ser único para este tipo de documento en ese proveedor, en caso contrario, lo que obtendrás como resultado es la edición de ese documento de compra ya existente.
  • Continua llenando los datos del encabezado según lo indicado en el documento físico de compra, la condición de pago, moneda, tipo de compra y puedes usar el comentario para indicar algo que particularmente identifique esta compra
  • IMPORTANTE: Si la compra es en moneda extranjera, selecciona la moneda y asegurate de indicar la tasa de cambio que aparece a su derecha (es editable) predeterminadamente vendrá la última tasa de cambio registrada, si no tiene ninguna registrada, vendrá el valor "1.00" por defecto, pero recuerda que cada proveedor puede emitir sus documentos con su propia tasa.
  • En el área de detalles
    • A la izquierda de la 1° columna ("Producto o Servicio") hay 2 columnas ocultas que tal vez te puedan interesar para el cálculo de cantidades en cada ítem, que son: Empaques y Contenido (de cada empaque), cuya multiplicación es lo que aparecerá en la columna "Cantidad"
    • Luego, en la columna "Producto o Servicio" podrás indicar textos de busqueda para ubicar el producto o servicio que desea agrear y luego presionar {ENTER}, en caso de no ubicarse por el dato escrito, se abrirá la ventana de búsqueda
    • Luego indica la cantidad y confirma el "Precio bruto unitario"
    • La descripción del ítem puede ser editada
    • El almacén (el predeterminado para compras), se asigna automáticamente para aquerllos productos que afecten inventario
    • Presionando la tecla {ENTER} podrás pasar de una columna a otra y al llegar al final, se abrirá una nueva línea debajo para agregar el siguiente ítem
  • Al terminar, corrobora que los totales en pantalla coinciden con los totales en el documento físico que estas registrando y de ser así, haz clic en el botón Grabar de la barra de herramientas, si la factura es de:
    • Contado: se abrirá automáticamente una ventana para el registro de su pago
    • Crédito: Se abrirá la ventana de Datos Avanzados del documento para registrar posibles retenciones u otros datos
  • Por último se abrirá la ventana de selección de impresora para la impresión de un comprobante del registro, en caso de que lo consideres necesario.

Una vez terminado, la ventana de documentos de compra se limpiará automaticamente para el registro de un nuevo documento.